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lunes, 22 de febrero de 2010

Técnicas para controlar situaciones específicas y tipos de preguntas y sus usos

Existen 2 tipos de situaciones que pueden generarse en una reunión estas son:

1.Dificultades.
2.Conflictos.

Para ello es necesario poseer la noción general de las siguientes técnicas para erradicarlas.

DIFICULTADES

  • En el trabajo en equipo, como en cualquier reunión, pueden surgir dificultades que pongan a prueba al equipo.
  • Cuando surgen dificultades, por graves que éstas sean, es fundamental que el director no trate de "maquillar" la situación.
  • Si en sus ámbitos respectivos surgen dificultades deben comunicarlas inmediatamente para que el equipo pueda tomar las medidas oportunas.
  • Para ello es fundamental que la filosofía que impere en el equipo la de ante los problemas no buscar culpables sino soluciones.
  • Los problemas hay que afrontarlos con decisión, tomando las medidas necesarias por drásticas que sean (en estos momentos no valen las contemplaciones).
  • Si hacen falta más recursos (humanos y/o técnicos) hay que solicitarlos a la dirección.
  • Si el problema es grave (pone en peligro el proyecto, impide que se puedan cumplir los plazos establecidos, etc.) hay que ponerlo inmediatamente en conocimiento de la dirección.

CONFLICTOS

  • En el desarrollo de un equipo de trabajo es frecuente que en algún momento puedan surgir conflictos personales, lo que en si no tiene mayor importancia ya que es normal que en una relación intensa y prolongada entre personas surjan ocasionalmente roces.
  • El problema se presenta cuando este conflicto termina generando un enfrentamiento grave entre dos o más miembros del equipo.
  • Es imposible coordinar y avanzar en una reunión cuando dentro del equipo hay enfrentamientos.
  • Para que un equipo de trabajo sea eficiente es absolutamente necesario que sus miembros estén perfectamente compenetrados.
  • Todos los participantes, pero especialmente el director, están obligados a velar porque exista una buena armonía, un buen ambiente de trabajo, lo que reducirá considerablemente las posibilidades de enfrentamientos.
  • Inicialmente el director dará un margen prudencial a los miembros enfrentados para que ellos mismos resuelvan sus diferencias (a los participantes siempre hay que tratarlos como adultos).
  • Si el asunto sigue sin resolverse el director intervendrá, hablando con las personas implicadas y exigiéndoles que pongan fin a sus rencillas, advirtiéndoles que no va a tolerar comportamientos que pongan en peligro la reunión.
  • Si el conflicto persiste, tomará cartas en el asunto, informándose previamente con detalle de lo sucedido y adoptando a continuación la decisión que estime oportuna.
  • Si el director no interviene su autoridad frente al resto del equipo se deteriorará, reduciendo su autoridad para gestionar ese grupo humano.
  • Si algún miembro del equipo resulta ser una persona muy conflictiva, el director deberá actuar con rapidez y apartarlo del mismo lo antes posible ya que podría causar mucho daño.
Tipos de preguntas y sus usos:

Tipos
:
  • Generales: Son las que formula el Director a todo el grupo.
  • Dirigidas: Las que hace el Director a un determinado participante.
  • Redidtribuidas: La formula Un participante al Director y luego éste la dirige al grupo.
  • Redirigidas: Son las que le hace Un participante Al director y éste luego le refiere a Otra persona del grupo.
  • Revertidas: Es la Dirigida por un Participante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.
Usos:
  • Generales: Iniciar una reunión, Cambiar el tópico u orientación de la reunión, Conseguir diferentes opiniones,Reanimar la reunión, Estimular la participación, Clausurar la reunión, Identificar a los participantes.
  • Dirigidas: Orientar a la persona en cierta dirección, Estimular a los tímidos o perezosos, Iniciar una discusión, Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento, Para aclarar conceptos, ideas y opiniones, Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante, Cuando no hay respuesta a una pregunta general, Proporcionar la interacción entre los participantes, Controlar a los participantes.
  • Redistribuidas: Estimular una discusión, Cuando toman al Director por sorpresa, Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada, Reanimar la reunión, Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta, Cuando no se sabe la respuesta, Conseguir interacción.
  • Redirigidas: Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema. Lograr intervención de tímido si la pregunta es fácil y a su vez estar seguro de que el participante podrá responderla, Controlar a los participantes, Propiciar la interacción.
  • Revertidas: Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar, Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto, Para que el participante tímido exteriorice su opinión.

  • En resumen, las preguntas:

    :

1. Elegidas cuidadosamente y formuladas con habilidad.
  • - se deben poder contestar todas.

    - deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.

    - Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente.

    2. Formularlas considerando las características individuales.

    3. Deben ser:

    - Amistosas: No agresivas.

    - Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.

    - Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

Bacliller: Glorys Salazar.
CI: 17.846.697
LIc. en Hoteleria.
Seccion: 53.


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