Elementos de la Comunicación

Los elementos o factores de la comunicación humana son:

Emisor: Es el punto (persona, organización…) que elige y selecciona los signos adecuados para transmitir su mensaje; es decir, los codifica para poder llevarlos de manera entendible al receptor. En el emisor se inicia el proceso comunicativo.

Receptor: Es el punto (persona, organización…) al que se destina el mensaje, realiza un proceso inverso al del emisor, ya que en él está el descifrar e interpretar lo que el emisor quiere dar a conocer.

Código: Es el conjunto de reglas propias de cada sistema de signos y símbolos que el emisor utilizará para transmitir su mensaje. Un ejemplo claro es el código que utilizan los marinos para poder comunicarse; la gramática de algún idioma; los algoritmos en la informática; todo lo que nos rodea son códigos.

Mensaje: Es el contenido de la información (contenido enviado): el conjunto de ideas, sentimientos, acontecimientos expresados por el emisor y que desea transmitir al receptor para que sean captados de la manera que desea el emisor. El mensaje es la información.

Canal: Es el medio a través del cual se transmite la información-comunicación, estableciendo una conexión entre el emisor y el receptor.Ejemplos: el aire, en el caso de la voz; el hilo telefónico, en el caso de una conversación telefónica.

Situación: Es el tiempo y el lugar en que se realiza el acto comunicativo.

Interferencia o barrera: Cualquier perturbación que sufre la señal en el proceso comunicativo; se puede dar en cualquiera de sus elementos. Son las distorsiones del sonido en la conversación, o la distorsión de la imagen de la televisión, la alteración de la escritura en un viaje, la afonía del hablante, la sordera del oyente, la ortografía defectuosa, la distracción del receptor, el alumno que no atiende aunque esté en silencio.También suele llamarse ruido

Retroalimentación (mensaje de retorno): Es la condición necesaria para la interactividad del proceso comunicativo, siempre y cuando se reciba una respuesta (actitud, conducta…), logrando la interacción entre el emisor y el receptor. Si no hay retroalimentación, entonces sólo hay información, mas no comunicación.

El proceso de la comunicación

El proceso de la comunicación

Se requieren ocho pasos para realizar el Proceso de Comunicación efectivamente, sin importar si éste se realiza utilizando el habla, señales manuales, imágenes ilustradas o cualquier otro medio de comunicación o tipo de lenguaje. Estos pasos son:

1. Desarrollo de una idea.- Este primer paso es el que le da sentido a la comunicación, puesto que primero se debe reflexionar y desarrollar la idea que se desea transmitir con determinada intención, si esto no existiera la comunicación no tendría caso.
2. Codificación.- El segundo paso consiste en codificar o cifrar el mensaje, es decir, ponerlo en un código común para emisor y receptor: palabras (de un idioma común), gráficas u otros símbolos conocidos por ambos interlocutores. En este momento se elige también el tipo de lenguaje que se utilizará: oral, escrito, gráfico, mímico, etc. y el formato específico: oficio, circular, memorándum, póster, folleto, llamada telefónica, dibujo, video, etc.
3. Transmisión.- Una vez desarrollado y elaborado el mensaje, se transmite en el lenguaje, formato y código seleccionado, enviándolo a través de un Canal o vehículo de transmisión, eligiendo el canal más adecuado, que no tenga barreras y previniendo o controlando las interferencias.
4. Recepción.- El paso anterior permite a otra persona recibir el mensaje a través de un Canal de recepción; los canales naturales de recepción son los órganos de los sentidos: vista, oído, olfato, tacto y gusto. Entre más órganos sensoriales intervengan en la recepción, mejor se recibirá el mensaje, pero esto no es una garantía; el receptor debe estar dispuesto a recibir el mensaje, para que éste llegue más fácilmente. Si el receptor no funciona bien, o pone una barrera mental, el mensaje se pierde.
5. Descifrado o Decodificación.- En este paso del proceso el receptor descifra el mensaje, lo decodifica e interpreta, logrando crear o más bien reconstruir una idea del mensaje. Si esa idea es equivalente a lo que transmitió el emisor se puede lograr la comprensión del mismo.
6. Aceptación.- Una vez que el mensaje ha sido recibido, descifrado e interpretado, entonces viene la oportunidad de aceptarlo o rechazarlo, lo cual constituye el sexto paso. La aceptación es una decisión personal que admite grados y depende de la forma en que fue percibido el mensaje, la apreciación que se hace de su exactitud, la opinión previa o prejuicio que se tenga sobre el mismo, la autoridad del emisor y las propias creencias y valores del receptor y sus implicaciones. Si el mensaje es aceptado, entonces se logra el efecto deseado y el verdadero establecimiento de la comunicación.
7. Uso.- Este es el paso decisivo de acción, la reacción que se logra en el receptor y el uso que él le da a la información contenida en el mensaje recibido.
8. Retroalimentación.- La retroalimentación es el paso final que cierra el circuito con la respuesta del receptor, que en este momento toma el papel de emisor, estableciendo así una interacción bilateral: la Comunicación en Dos Direcciones. Si la retroalimentación no se diera, entonces la comunicación no se estableció plenamente y sólo se quedó a nivel unilateral como información. Retroalimentación es el término que se utiliza precisamente para llamar a la información recurrente o información de regreso, y es muy necesaria porque es la que indica al emisor si el mensaje fue recibido, si fue bien interpretado, si se aceptó y utilizó. Cuando la comunicación es completa, ambos interlocutores estarán más satisfechos, se evitará la frustración y se podrá acordar mejor la relación personal o laboral que se tenga, mejorando consecuentemente los resultados de la relación.
La comunicación requiere un clima de confianza, y es muy importante no defraudar a los demás para que una buena comunicación se pueda dar, ya sea en el terreno personal o profesional.

Hablar en público. Técnicas para hablar en público.

Hablar en público no es nada fácil. Requiere definir bien los objetivos, ser claro, conciso, organizado y saber a qué público que nos dirigimos. Debemos poner un límite a nuestra exposición, no muy extenso para no "cansar" a los oyentes. No se deben decir más de unas 150 a 175 palabras por minuto, para que la gente pueda seguir correctamente su disertación. Tampoco diga menos, para que la gente no se distraiga o pierda interés por el tema.

1. Conocer los destinatarios.
Quien va a ser nuestra audiencia: estudiantes, profesionales, empresarios ... nos ayudará a enfocar nuestra exposición de forma correcta.
2. Organización.
Exponer de forma organizada todos los temas nos permite que sea más fácil seguir el "hilo" de nuestra charla.
3. Extensión.
Exponga solamente lo fundamental del tema. No quiera extenderse hasta agotar el tema. Acabaría cansando al público y perdiendo su atención.
4. Objetivos.
Debemos concretar bien y de forma definida los objetivos de la charla, ponencia o conferencia. Tenemos que "tener claro" cuál es el mensaje que queremos transmitir a nuestra audiencia, sin repetirnos en interminables palabras que no nos conducen a ninguna conclusión clara.
5. Ayudas.

Cuente a su lado, con todo tipo de ayudas que hagan comprender mejor la exposición que está realizando: proyectores, ordenadores, diapositivas, gráficos y cualquier tipo de documentación que pueda facilitar a los oyentes. Ahora bien, sin abusar de los mismos, marginando totalmente al orador.

A la hora de hablar no debe olvidarse estos puntos fundamentales:

1. Coloque el micrófono a la altura correcta y compruebe que el sonido llega a toda la sala.
2. Organice bien la introducción, desarrollo y conclusión de la charla.
3. No abuse de los gestos y la expresión corporal.
4. En la medida de lo posible, interactúe con los oyentes, para hacerlo más ameno.
5. Hable como si se dirigiera solo a una persona.
6. Si va con retraso, resuma partes poco importantes.
7. Evite cualquier tipo de distracción: ruidos, móviles, música, etc.
Uno de los modelos más conocidos para una correcta exposición hablada es el modelo SPAM.

Este nos da 4 puntos básicos

1. Situación.
Tener en cuenta la hora y el lugar donde se va a celebrar el acto.
2. Propósito.
Las metas que el orador espera obtener con su charla.
3. Audiencia.
A que personas va destinado nuestra charla.
4. Método.
Que método vamos a utilizar para nuestra charla.

El método a utilizar es de gran importancia para el éxito de la charla. Tenemos como principales métodos:

1. Informativo.
Lo que se expone es nuevo para la audiencia, y se expone de forma clara y precisa, para que la información expuesta sea de utilidad al público asistente.
2. Persuasivo.
El orador trata de explicar características de un producto o servicio, de convencer de la conveniencia del mismo.
3. Entretenimiento.
El motivo de la exposición suele tener una finalidad de entretenimiento.

A parte del método elegido para su conferencia, charla o exposición, deberá tener en cuenta ciertos puntos básicos a cualquier tipo de charla:

1. Ser breve en los agradecimientos y reconocimientos previos a la charla.
2. Mantener la cabeza elevada y mirar al frente y a la audiencia, siempre que podamos.
3. Cuidar la voz. Emplear un tono adecuado, una vocalización correcta y un volumen adecuado.

Lo mejor que podemos hacer antes de una "actuación" en público es practicar.

1. Lea su ponencia en alto varias veces para escucharse. E incluso, grábela y escúchese o tenga a alguien con Usted para que opine.
2. Utilice su lenguaje corporal y sus gestos, como si estuviese delante del público. Lo mejor es practicar delante de un espejo.
3. Procure memorizar las partes fundamentales del texto, para evitar una contínua lectura del mismo y estar demasiado tiempo con la cabeza baja.

La escucha activa y la expresión oral

No es casualidad que la primera de las técnicas que se cita para la realización de las entrevistas sea la "escucha activa". Se trata, quizá, de la herramienta más importante y útil en los recursos humanos en la actualidad.

Para ser capaz de comprender y de asimilar la información que el entrevistado va proporcionando es imprescindible adoptar una conducta de "escucha activa". Al adjetivar la "escucha" como "activa" se pone de manifiesto su papel anticipatorio, capaz de modificar los "comportamientos del candidato para guiarlos por el camino correcto. Escuchar "activamente" supone prestar atención a todo lo que dice el entrevistado, animarle a ampliar su información, asintiendo frecuentemente con la cabeza y realizando breves comentarios de refuerzo.

Por tanto, la "escucha activa" y eficaz significa:

Demostrar en todo momento un interés real por lo que el entrevistado manifiesta. Adoptando una actitud de comprensión, en la que tenga tanta importancia el comportamiento verbal como el no verbal, e interrumpiendo lo menos posible al entrevistado, permitiéndole expresar al completo sus pensamientos, al igual que:

º Evitar la emisión por parte del entrevistador de opiniones personales (tan sólo en el nivel de pequeños refuerzos).
º No realizar juicios de valor que signifiquen aprobación o desaprobación de lo que el entrevistado manifiesta.
º No entrar en ninguna discusión ni criticarle abiertamente.
º No dar más información que la que sea preciso.
º Responder cortésmente a las preguntas que realice el entrevistado, procurando no extenderse demasiado (él es el protagonista).
º Centrar con educación y con cierto tacto la conversación cuando ésta haya devenido hacia temas que no aportan información cara al objetivo que se pretende.
º Prestar atención tanto a su expresión verbal como a su expresión no verbal.
º Resumir brevemente, de vez en cuando, lo expuesto hasta ese momento por el entrevistado, reformular.

La expresión oral y la facial

Ya se ha comentado la importancia que en toda comunicación tienen, no sólo los aspectos verbales, sino también otros muchos que resultan ser no verbales.

Por lo que respecta a la expresión oral, un aspecto importante es la adaptación del lenguaje al de nuestro interlocutor. Utilizar un registro similar al del entrevistado ayuda a establecer una empatía mayor durante la comunicación. La voz debe reflejar diferentes situaciones a través de la entonación, el volumen, las inflexiones, los silencios, etcétera. Por eso, los puntos principales que cualquier entrevistador debe tener presente respecto a la voz serían:

º Mantener el volumen de la voz en un nivel de conversación.
º Esforzarse por utilizar toda la amplitud del registro vocal.
º Una voz demasiado fuerte puede resultar amenazante y cobrar un innecesario protagonismo. No hay que olvidar que el 80% ó el 90% de la conversación debe ser obra del entrevistado. Por tanto, él debe ser el "primer actor".

Una voz debe resultar, en consecuencia, variada. De igual forma, la expresión facial acompaña a la voz y debe estar en sintonía con ella. En principio, se puede hablar de sólo tres medios de comunicación en la situación de entrevista: las expresiones faciales, la voz y los gestos. El entrevistador debe ser una persona "facialmente sensible", que reacciona tanto de manera verbal como facial a los comentarios de su interlocutor.

Las expresiones faciales se pueden mejorar de la siguiente manera:

º Elevando las cejas de vez en cuando.
º Sonriendo con más frecuencia.
º La elevación de las cejas debe acompañar la realización de las preguntas importantes. Denota interés y muestra al entrevistador como un ser especialmente receptivo.

La sonrisa ayuda también a distender; en este sentido, añadir que el sentido del humor es una cualidad cada vez más apreciada en el arte de la comunicación.

La mejora de las expresiones faciales se puede entrenar frente al espejo o a través de medios audiovisuales. La experiencia ha demostrado que son pocas las personas que deben preocuparse por la exageración en el uso de las expresiones faciales. Más bien al contrario, la mayoría de nosotros tendemos a atenuarlas más que a exagerarlas.

Otro aspecto de la comunicación que cobra especial importancia en la entrevista es el silencio. Algunos de sus objetivos fundamentales son:

º Estimular la expresión del entrevistado, forzándole a dirigir la atención sobre sí mismo y sobre su situación particular.
º Obligar al entrevistado a completar la información más allá de lo que normalmente estaría dispuesto a ofrecer.
º Permitir la reflexión sobre lo que se acaba de decir y dar la oportunidad para aclarar y matizar los conceptos.
º Incrementar el sentimiento de comprensión y de aceptación del entrevistado por parte del entrevistador.
º Facilitar la captación del mundo emocional del candidato a través del lenguaje no verbal manifestado (en el silencio habla el lenguaje corporal de la persona, que se expresa a niveles más espontáneos y menos racionales).


Juan Martínez de Salinas
Abogado y técnico en RRHH

Tipologia de los Participantes

LÍDER: es la personalidad fuerte del grupo de trabajo. Convence, cuando se expresa los demás le escuchan. El inconveniente es que puede provocar que los demás guarden silencio por no estar seguros de lo que quieren decir.

MODERADOR: es el que procura calmar los nervios y las tensiones.

EXPERTO: es el que da al grupo las informaciones que se precisan. Resulta muy útil si no se las da de sabelotodo.

CLARIFICADOR: es el que pide explicaciones, precisa los términos, averigua si se ha entendido bien lo que se acaba de decir. Todo el mundo le agradece que haga preguntas que nadie se atrevería ha hacer.

ACELERADOR: es aquél que sufre cuando el grupo se pierde y enreda en discusiones triviales.

ALENTADOR: sabe encontrar las palabras justas para decir a cada uno de la intervención que su participación o propuesta ha sido buena.

LIDER INSTITUCIONAL: es el de mayor autoridad de la reunión.

CRÍTICO: el que censura sistemáticamente todo lo que se dice o se hace.

EL JOVIAL: el que lo único que hace es hacer reir. (Hay que controlarlo)

Preparación de la Reunión

Para que una reunión sea útil tiene que estar bien preparada, para ello hay que tener en cuenta los aspectos materiales como los funcionales:

1- Definición de los objetivos: fijar los objetivos de la reunión. Tipos de objetivos.
- Los que se han de lograr.
- Los objetivos secundarios: los que serían interesantes.

Si los objetivos prioritarios son muchos se hacen varias reuniones.

2-La elección de los participantes: la eficacia de una reunión depende mucho de los participantes. Se tendría mirar si las personas son compatibles.

3-Planificar el desarrollo de la reunión: viene definido en el orden del día que es un desarrollo de las cuestiones que se abordarán.

4- Organización del material de la reunión: tenemos que tener en cuenta:

· Los documentos
· Preparar la sala
· Los aspectos anexos: la botella de agua, papelera, bolígrafos...
· Hacer un recordatorio de la convocatoria
· Asegurarse que asistirán.

En conclussión preparar las reuniones implica:

Fijar un orden del día que todos los asistentes deben conocer, permitiéndoles preparar aquellos temas que se vayan a tratar. El orden del día se establece con la intención de respetarlo, lo que no impide cierta flexibilidad para poder tratar algún asunto que pueda surgir sobre la marcha.

Se debe avisar con tiempo suficiente a aquellas personas que vayan a presentar algún informe para que tengan tiempo de prepararlos.

El jefe debe establecer desde la primera reunión un elevado nivel de exigencia, marcando la pauta al resto del equipo (conocimiento exhaustivo del tema a exponer, presentaciones en power-point, reparto al resto de asistentes de un dossier con la información preparada, etc.).

Se debe fijar un tiempo estimado para la reunión que hay que tratar de respetar, si no las reuniones se terminan eternizando y se termina abordando asuntos de escasa trascendencia.

Hay que evitar fijar las reuniones en horarios "inconvenientes" (lunes a primerísima hora de la mañana, viernes por la tarde, o cualquier otro día muy avanzada la tarde, etc.).

Si las reuniones se alargan el jefe del equipo debe fijar descansos de forma regular para que los asistentes puedan despejarse. Hay que evitar reuniones maratonianas que dejen a los participantes exhaustos.

La sala de reuniones debe ser cómoda, amplia, bien iluminada, con la temperatura adecuada, sin ruido, etc.

El jefe del equipo se preocupará de la participación de todos los miembros, evitando que algunos puedan monopolizar la reunión mientras que otros apenas participan.

Debe tratar de crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita la discrepancia y se fomente el debate. Tiene que evitar que se produzcan enfrentamientos personales que enrarezcan el ambiente.

Si bien el debate en algún momento se pueda acalorar, lo que no se puede permitir bajo ningún concepto es que se produzcan ataques personales.

Por otra parte, en el momento en el que se adopta una decisión, por polémica que sea, se exigirá a todos los miembros del equipo un apoyo incondicional (ya no es tiempo de discrepar).

Durante las reuniones algún asistente debe ir tomando notas de los asuntos tratados, decisiones adoptadas, posibles actuaciones encomendadas a algunos miembros, etc.

Posteriormente, y una vez finalizada la reunión, se repartirá copia de este acta al resto de asistentes.

En definitiva, es responsabilidad del jefe del equipo velar porque las reuniones se desarrollen con normalidad y resulten útiles.

Cinco puntos importantes para el éxito de una reunión

El costo económico y psicológico de una reunión obliga a los organizadores o a quienes la convocan a prever todos los detalles, por más mínimos que sean, a no dejar nada al azar y asegurarse de la colaboración de los participantes. Debemos tomar en cuenta que:

• Incluso antes de llevarla a cabo, todos estarán de acuerdo en el contenido a tratar en la reunión.
• La metodología que se utilice para dirigir la reunión debe ser aceptada por los participantes, sin protesta.
• Se nombrará a una persona (coordinador si es que no lo hubiere) de oficio para asegurar un desarrollo armonioso del debate.
• El coordinador no permitirá ninguna agresión personal (entre los miembros) o insinuación perversa que perturbe el buen desarrollo de la junta.
• Antes de que comience la junta, se establecerá y aprobará explícitamente por todos el papel de los asistentes. No se tolerarán las intervenciones sin pedir anticipadamente la palabra y se podrá expulsar a todo reacio que no se adapte ni acate las reglas establecidas.
El poder de mediación que tiene el coordinador es enorme; actúa como un agente de seguridad que ordena la circulación en un cruce de mucho tránsito. Debe mostrarse ante todo, imparcial en el desarrollo de toda la junta.

Tipos de Reuniones

Erasmo Barbosa Cano, propone cuatro tipos diferentes de reuniones, que se describen a continuación:

• Reuniones informativas : consiste en aquellos tipos de reuniones en las que se hace del conocimiento de los participantes una decisión tomada; se les informa de un plan, de un nuevo proyecto, etc. Su tiempo de duración es corto ya que por lo general sólo se brinda la información, aunque en algunos casos se solicitan opiniones y comentarios sobre lo informado. Entre los objetivos específicos que persigue se encuentran los siguientes:

• Difundir una decisión.

• Rebatir un chisme o rumor.

• Notificar un cambio o una serie de cambios.

• Mostrar el funcionamiento de un equipo.

• Coordinación e información entre ejecutivos.

• Reuniones de negociación : ocurre en aquellas reuniones en las que se toman decisiones, se establecen propósitos, se negocian necesidades o deseos. Este tipo de reuniones son bastante dinámicas y su manejo requiere de suma experiencia del moderador o conductor, además exige una planificación en todos los aspectos, estudio minucioso del tiempo requerido, etc. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones tenemos los siguientes:

• Diagnosticar, estudiar y/o resolver un problema.

• Fijación o modificación de normas y políticas.

• Toma de decisiones.

• Revisión de sueldos o salarios y también las prestaciones.

• Revisión o modificación de los estándares.

• Revisión o ajuste del presupuesto.

• Evaluación de resultados.

• Reuniones consultivas : en este tipo de reuniones se persigue escuchar y recabar distintos puntos de vista, necesidades, elección de un camino a seguir, etc. La alta gerencia casi no participa más que para realizar interrogantes, mantener las respuestas dentro del objetivo de la reunión, hacer partícipes a todos los asistentes, etc. Este tipo de reuniones requiere de mucho cuidado por parte de quién ausculta y escucha. Entre algunos de los objetivos que persigue este tipo de reuniones se encuentran:

• Diagnóstico de un problema o de una situación problemática.

• Conocer reacciones ante un cambio.

• Proponer alternativas de solución.

• Generar una innovación.

• Identificar posiciones ante un conflicto.

• Analizar y estudiar las diversas opciones.

• Realizar consultas entre los directivos.

• Reuniones mixtas : Como su nombre lo indica, resulta de un “mix” o una “mezcla” en la combinación de las anteriores. Es bastante probable que este tipo de reuniones sea la más común y generalizada en la actualidad, en la mayoría de compañías o instituciones, y en todos los niveles de la empresa. Algunos de los propósitos que persigue este tipo de reunión son:

• Dar a conocer un proyecto e identificar situaciones problemáticas potenciales.

• Desmentir un chisme y conocer las distintas reacciones.

• Anunciar un cambio y acordar responsabilidades.

• Dar instrucciones a un equipo de trabajo y establecer la manera y el plazo para evaluar los resultados.

• Tomar una decisión y generar candidatos o encargados que brinden el seguimiento a la misma.

Reuniones de trabajo eficaces

Las reuniones mal planteadas suelen ser uno de los principales ladrones de tiempo en la actividad directiva.

Una posible definición sería "el encuentro de varias personas predispuestas a colaborar en el logro de uno o varios objetivos."
Por lo tanto, la reunión implica interacción, colaboración, participación y objetivos bien definidos.

¿Por qué algunas reuniones son ineficaces?

Son muchas las causas de la falta de eficacia de las reuniones, sin embargo, podríamos destacar las siguientes:
• La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr.
• La dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo.
• La ausencia de un orden del día.
• El no tener interés el asunto a tratar.
• La susceptibilidad entre los asistentes. La falta de confianza.
• La falta de participación de los asistentes.
• La falta de habilidad de quien dirige la reunión. Ausencia de liderazgo.
• El que existan participantes que hablen demasiado "protagonistas" y no dejen hablar a los demás.
• El convocar la reunión a una hora inapropiada.
• Las reuniones demasiado largas.
• El que haya demasiados participantes o estén mal elegidos.
• El exceso de enfrentamientos con tensiones personales.
• Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.
• Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.
• La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Se habla mucho y no se concreta al final "qué" hay que hacer, "quién" lo tiene que hacer y para "cuándo" hay que hacerlo.
• La toma de decisiones confusas o contradictorias.

Todos estos errores podemos automáticamente convertirlos en ideas. Por ejemplo, debemos de definir claramente el o los objetivos de la reunión. Si no tenemos un objetivo bien definido ¿Para qué vamos a reunirnos?.

La eficacia de las reuniones cuando están bien organizadas y dirigidas exige que se les preste la atención debida.

Las reuniones hay que prepararlas con seriedad, empezando por el jefe del equipo. Si los colaboradores detectan que éste acude a las reuniones sin haberlas preparado es posible que terminen imitándolo, convirtiéndose la reunión en una pérdida de tiempo.

Las reuniones únicamente se deben convocar cuando haya una razón que lo justifique. No se puede frivolizar convocando reuniones sin un objetivo claro, simplemente porque toca hacerlo (supone una pérdida de tiempo para todo el equipo, además daña internamente el sentimiento de profesionalidad del equipo).

Organizar una reunión

• Defina con exactitud objetivos de una sola línea de texto.
• Estructure un "Orden del día". No es suficiente con que el directivo conozca los objetivos de la reunión. También será necesario que todos los participantes sepan de qué se va a hablar.
• Indique con precisión el día, hora, lugar y duración prevista de la reunión. No hay peor cosa que conocer la hora de inicio y desconocer la de finalización.
• Procure que los temas a tratar tengan cierto interés para los participantes. En caso contrario estaremos introduciendo un nuevo ladrón de tiempo para todos.
• Intente centrar la reunión en los temas específicos para los que se han reunido. Es fácil caer en la trampa de la dispersión de temas y al final, acabarán hablado de cualquier cosa menos de lo que estaba previsto.
Su responsabilidad es controlar, dirigir y centrar continuamente la reunión. Emplee el tacto y la educación para conseguirlo.Los asistentes deben, al finalizar la reunión, tener la impresión de que la misma ha sido productiva y que ha servido para algo.
• Debemos intentar que todos los participantes participen por igual. Fomente continuamente la participación. Seguro que todos tienen algo interesante que decir. Evite que algún participante monopolice la reunión. Agradezca su participación pero dé paso a los demás.
• Elija y "pacte" la hora más apropiada para celebrar la reunión. Los participantes deben de estar centrados en la reunión y no en la hora del almuerzo o la hora de marcharse a casa.
• No realice reuniones demasiado largas. Lo único que conseguirá es agotar a los participantes y que no deseen asistir a ninguna reunión suya. Un tiempo prudencial suele ser una hora u hora y media. En algunos casos se realizan reuniones maratonianas cuyo único objetivo ganar por agotamiento y que se adopten decisiones poco maduradas.
• Sea puntual, tanto en la hora de inicio como en la de finalización. Los asistentes se lo agradecerán. Demuestre que sabe controlar el tiempo.
• No pretenda que todas las iniciativas surjan en la reunión. Tal vez su único objetivo es preparar el terreno para que en una segunda reunión se realicen las aportaciones, sugerencias e ideas.
• Para algunos puede ser difícil dirigir una reunión con 20 personas. Divide y vencerás. Trabaje con grupos reducidos en la medida de lo posible, entre 6 y 10 personas.
• Intente que sus colaboradores vengan preparados. Por eso es importante elaborar un "orden del día". También debe de ser cuidadoso en la preparación de la documentación, materiales y recursos que emplearán durante la misma.
Y al final de la reunión, no se olvide de definir claramente el qué, quién, cuándo y cómo de todos y cada uno de los temas tratados.
• Cualquier punto del orden del día debería seguir este esquema: introducción, desarrollo y conclusión. Muchos se entretienen demasiado en el desarrollo y no acaban de "cerrar" o concluir.

En definitiva se trata de que los acuerdos adoptados queden claramente reflejados y todos los participantes conozcan con exactitud qué se va a hacer. Levantar acta de la reunión, puede ser una buena idea.

Miguel Ángel Aguirre, Director de la Escuela de Negocios y Administración de Empresas (ENAE).

Dirección de Reuniones: Concepto,Objetivos e Importancia

Reunión

Se entiende por reunión a la agrupación de varias personas en un momento y espacio especifico, con la finalidad de tratar un tema, informar, solventar conflictos, y tomar decisiones. Puede llevarse a cabo de manera planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado.

Objetivos

ºDebatir y decidir sobre aquellos asuntos de mayor trascendencia en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo.
ºPuesta en común; con el fin de que todos los componentes tengan un conocimiento exacto de la situación del proyecto, de las líneas en las que se va avanzando, de las dificultades que van surgiendo y de las decisiones que se van tomando.
ºTambién sirven para fijar criterios, homogeneizar ideas, compartir opiniones, intercambiar puntos de vista, ayudar a crear una cultura común (modo de actuar, nivel de exigencia, escala de valores, etc.).
ºAdemás, favorece el contacto personal: facilita la comunicación y ayuda a cohesionar al equipo.


Importancia

Conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de una empresa, puede desprenderse de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente aprovechada.

En una organización, las reuniones de trabajo significan una oportunidad inmensa para crecer y conocer más, al plantearse diferentes puntos de vista e ideas y determinar, así mismo, si las labores en un grupo de la empresa se están realizando correctamente o no.

Recordemos que el trabajar aislados del resto de nuestros compañeros nada bueno nos puede traer. El trabajo en equipo es la base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto, y una herramienta valiosísima en una empresa que quiera alcanzar los mejores resultados y el logro cabal de todos sus objetivos, sin olvidar que con esto se da una integración de ideas, propósitos y metas organizacionales.
Al existir un grupo, la presión de sentirse sólo o extraño que pueda experimentar una persona, no se dará, ya que sabe que puede contar con sus amigos en cualquier momento, y si necesita ayuda, estos siempre tratarán de colaborarle. Todos están inmersos en los mismos objetivos que se van a alcanzar y harán lo posible por sacar adelante el trabajo que deba desarrollarse.

Por tal razón, para que todo funcione a cabalidad dentro de un grupo, deben realizarse reuniones entre ellos o con los supervisores de los mismos, para determinar si se están alcanzando los objetivos deseados y cómo se están logrando. Esto para conocer si las metas o proyecciones que se trazaron con antelación se han cumplido en su totalidad y si no, tomar las medidas pertinentes a que haya lugar.
Desafortunadamente, la mayoría de reuniones de trabajo no se explotan o aprovechan como debería ser. Muchas veces, éstas sirven sólo para tomar del pelo, contar los últimos chismes, perder tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se pretendía aclarar o hablar para mejorar algún proceso o solucionar algún inconveniente.

Para evitar que lo anterior ocurra, deben seguirse algunos parámetros que harán que las reuniones sean productivas y sirvan para el fin con el cual fueron creadas.
En primera medida, los encargados del desarrollo de la reunión, deben preparar con anticipación todo lo que vayan a exponer y si es el caso, entregar documentos o reportes a las personas que vayan a asistir para que estos sepan de qué se va a hablar.

Siguiendo a cabalidad todos los puntos que deben tenerse en cuenta, se logrará desarrollar una reunión productiva que redunde en beneficios para toda una compañía.
Estos documentos pueden ser reportes financieros, indicadores de gestión, el orden de los temas que se van a tratar, etc., para que la reunión sea aprovechada al máximo y se desarrolle de una forma eficaz y se contribuya al buen transcurrir de la misma. Ya teniendo un orden y estando todos preparados para lo que sigue, se procederá a comenzar la reunión.

En segundo lugar, es muy importante que se respete el orden de los temas que se van a hablar. Debe haber un moderador quien es el que introducirá a los miembros de la junta en el acontecer de la misma. Vigilará que no se produzcan comentarios ajenos a los que se están debatiendo y será el encargado de que cada persona que hable sea escuchada y posteriormente se muestren los diferentes puntos de vista con total disciplina. Esto para que la calidad de la reunión sea buena y se aproveche el tiempo de la mejor manera.

Como tercera medida, debe existir una persona encargada de plasmar en un documento todas las ideas expresadas y los acuerdos a los que se haya llegado.
Esto para evitar que en futuras reuniones se traten los mismos temas o se caiga en las mismas discusiones sin salida que pudieron haberse presentando antes. Con la ayuda de esta "historia" se podrá hacer un seguimiento de todo lo tratado y se buscarán las mejores soluciones si hay algún inconveniente.

Como cuarto parámetro, siempre debemos procurar que nuestra mente esté abierta para recibir alguna crítica o sugerencia. Al llegar a una reunión, debemos tener una actitud que nos permita analizar otros puntos de vista y así disminuiremos nuestra tensión o preocupación por los temas que se van a tratar. Esto ayudará para que la reunión se desarrolle en buenos términos y sea sumamente productiva para todos los participantes de la misma.

Y por último, lo más importante es que debe existir un respeto por todas las opiniones que allí se den sin importar si se está de acuerdo o no con los planteamientos. La mentalidad de tolerancia y madurez que se tenga, será importante para aceptar siempre lo mejor para todos así nuestras ideas no hayan sido las mejores, entendiendo que lo más importante es el beneficio empresarial y no el individual.

Para finalizar, es necesario sintetizar que las reuniones de trabajo son un medio muy importante para alcanzar una acertada efectividad empresarial. Lo importante es que se aprovechen al máximo y se saquen las mejores conclusiones, siempre con la idea de buscar el beneficio organizacional en todas las áreas que lo requieran.

Autor: Oscar Javier Salinas 05 / 2001