Cómo Planear una Reunión, y el Director de reuniones

Cómo Planear una Reunión

1. Haga una descripción general.
Determine el tema y objetivos de la sesión.
Prepare la Sesión.
Prepare su guía de la sesión a dictar.
Determine los puntos claves a destacar en su sesión.
2. Planee la Dirección de Reunión.
Estudie el grupo que asistirá a la sesión.
Informe sobre el contenido de la sesión.
Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.
3. Tenga Listo TODO el material
Material a distribuir durante la sesión.
Pizarrón a utilizar en la sesión.
Tiza y borrador.
Ayudas audiovisuales.
Equipo necesario para las demostraciones.
4. Prepare convenientemente el lugar de la reunión.
Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.
Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario).

Cómo Dirigir una Reunión

1. Inicie la Reunión.

Presentación (Si es necesario).
Procure que el grupo se sienta cómodo.
Indique el procedimiento o régimen usado.
Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
Haga introducción.

2. Dirija y Controle.

Estimule la participación.
Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.
Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
Resuma con frecuencia.
No permita que un participante monopolice un tema.
Controle la reunión sin provocar resentimientos.

3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.

4. Resuma la Reunión.

Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
Muestre los aspectos sobresalientes.
Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
Determine el plan de acción a seguir.
Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones

ºCualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones
ºInteligencia.
ºEnergía.
ºIntegridad Moral.
ºEquidad.
ºCapacidad Técnica.
ºCultura General.
ºCordialidad.
ºEntusiasmo.
ºAuto – confianza.
ºBuen Humor.
ºConocimiento de la Naturaleza Humana.
ºBuen Humor.
ºHabilidad Educativa.
ºAuto – dominio.
ºModestia.
ºOptimismo.
ºIniciativa.


Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión

ºMotiva y dirige al grupo.
ºAdapta su presentación al tipo de participante.
ºUsa términos al alcance de todos.
ºPiensa antes de hablar.
ºHabla viendo a todos los participantes.
ºHace énfasis en los puntos importantes.
ºHabla claro y con voz modulada.
ºUsa la mímica apropiada.
ºUsa buenos modales.
ºAcepta sugerencias mejores que las de él.
ºCapta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.
ºResume con precisión las ideas del grupo.
ºReconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.
ºAusente del complejo de jefatura o autoridad.
ºControla la dirección en forma imperceptible.
ºEvita la postura de catedrático.