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lunes, 22 de febrero de 2010

La Entrevista, Partes de la Entrevista.

Los tipos de reuniones varian segun sus temas, contextos, ambientes, participantes. La entrevista es un tipo de reunion entre un entrevistador y un entrevistado quienes plantean los objetivos de la entrevista segun la ocasion. El tema debe ser aceptado y respetado por ambas partes, también, debe elegirse un ambiente ideal para una entrevista que favorezca la concentración del entrevistado y el entrevistador durante esta reunión, evitando posibles problemas de distracción. Luego de haber elegido un lugar ordenado con iluminación adecuada, con sillones cómodos y a la misma altura, con una mesa no muy grande se procede a comenzar la entrevista, la cual se divide en tres partes: saludo y presentación, cuerpo de la entrevista y finalización.

El saludo y presentación: es el comienzo de la entrevista y debe ser el entrevistador quien comience el contacto de una manera cordial y agradable al margen del tema fundamental de la entrevista. El entrevistador debe mantener una presencia impecable y profesional que emane al entrevistado seguridad. Los componente paraverbales como el tono y volumen de la voz, los gestos deben ser educados. Se debe iniciar con acomodar al entrevistado y hacerlo sentir comodo, sin exagerar con bromas ni comentarios personales, manteniendo el margen de lo profesional y el objetivo de la etrevista. Es normal que el entrevistado al principio de la entrevista presente dificultades para dialogar, es por esto que el entrevistador amablemente debe hacerlo sentir seguro y colaborador.

La parte central de la entrevista: es la verdadera realización donde se desarrollan los objetivos establecidos previamente. El entrevistador puede presentarle al entrevistado los típicos de la entrevista para controlar un poco su ansiedad y calcular un poco el periodo de tiempo que puede tomar cada tema. Las preguntas deben ser formuladas por el entrevistador y no al contrario, es por esto que las preguntas deben haber sido formuladas con anterioridad en función de los objetivos. Cada una de las preguntas realizadas debe ser orientada a una idea única para no mezclar conceptos ni preguntas distintas. Durante las preguntas abiertas y cerradas se deben controlar los componentes paraverbales, verbales y no verbales para no tornar monótona la entrevista.

Durante el cuerpo de la entrevista se debe manifestar la escucha activa, unir, identificar y ordenar ideas o revisar progresos.

La finalización de la entrevista: se produce cuando se haya cumplido los objetivos que se plantearon al principio, si no se puede proseguir por falta de información, si el tiempo previsto para la entrevista ha concluido o si el entrevistado no tiene ningún interés en continuar, se determinará el final de la entrevista. Los minutos finales son para despedir cortésmente al entrevistado agradeciendole la colaboración prestada y darle la mano.

La información recopilada durante la entrevista no puede ser confiada en la memoria se deben tomar notas, sin pasar toda la entrevista distraído por las notas.

Yessika Moya 18248293.
Lic en hoteleria
Seccion 53.

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión

Glorys Salazar.

CI:17846697.

(tomado de Curso de Dirección de Reuniones, (INCE, 2000).

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión

Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas

  • 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.

  • Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.

  • El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.

  • Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.

  • Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.

  • 2. Formularlas considerando las características individuales.

  • 3. Deben ser:

  • Amistosas: No agresivas.

  • Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.

  • Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

Tipos de Preguntas

Tipo

Caracte

rísticas

Usos

Recomendaciones

General

Es la que formula el Director a todo el grupo

  • Iniciar una reunión.

  • Cambiar el tópico u orientación de la reunión.

  • Conseguir diferentes opiniones.

  • Estimular la participación

  • Reanimar la reunión.

  • Clausurar la reunión.

  • Identificar a los participantes.

El Director corre el peligro que la reunión sea monopolizada por los charlatanes o los que dominan el tema, razón por la cual los tímidos o no conocedores, tienden a evitar participar.

Dirigida

La que hace el Director a un determi-

nado partici-

pante.

  • Orientar a la persona en cierta dirección.

  • Estimular a los tímidos o perezosos.

  • Iniciar una discusión.

  • Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento.

  • Para aclarar conceptos, ideas, opiniones.

  • Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante.

  • Cuando no hay respuesta a una pregunta general.

  • Propiciar la interacción entre los participantes.

  • Controlar a los participantes.

Llamar a la persona primero por su nombre,

Considerar las características individuales de los participantes tímidos.

Si se abusa de este tipo de preguntas, la reunión se convertiría en un duelo de preguntas y respuestas.

No hacerlas al inicio de la reunión si se no conoce a los participantes.

Redistri

buída

La formula un partici-pante al Director y luego éste la dirige al grupo.

  • Estimular una discusión.

  • Cuando toman al Director por sorpresa.

  • Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada.

  • Reanimar la reunión.

  • Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta.

  • Cuando no se sabe la respuesta.

  • Conseguir interacción.

No abusar de ella, pues de hacerlo, se genera una impresión de inseguridad en el auditorio.

Pérdida de autoridad

Si varias personas pueden contestar la pregunta posiblemente querrán intervenir y se puede perder tiempo.

Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Rediri

gida

Es la que le hace un partici-pante al director y éste luego le refiere a otra persona del grupo.

  • Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema.

  • Lograr intervención del tímido si la pregunta es fácil y el Director está seguro de que el participante puede responderla.

  • Controlar a los participantes.

  • Propiciar la interacción.

Si se usa en demasía, genera sensación de falta de preparación del director.

Se deben considerar las características individuales del participante,

se recomienda llamarlo por su nombre y luego formular la pregunta.

Reverti da

Es la dirigida por un partici-pante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.

  • Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar.

  • Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto.

  • Para que el participante tímido exteriorice su opinión.

  • Usarla sólo cuando se está completamente seguro del motivo de la pregunta.

  • Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Dirección de Reuniones

Dirección de Reuniones

CONCEPTO:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

IMPORTANCIA:

Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído como consecuencia la necesidad de elaborar un método que proporcione a las personas encargadas de la conducción de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.

TIPOS:

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

  • 1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:

El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

  • 2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:

No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.

  • 3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:

Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo


Fuente: Curso de Dirección de Reuniones, (INCE, 2000).

Estos tres tipos de reuniones no son rígidas y a menudo se combinan según los diferentes temas a tratar, el director de Reuniones debe tenerlos siempre en mente a fin de poder hacer una correcta planificación y lograr sus objetivos. Cabe agregar que quien participe activamente en la discusión, más fácilmente incorpora las conclusiones y decisiones a sus propias ideas.

Cómo Planear una Reunión

  • Determine el tema y objetivos de la sesión.

  • Prepare la Sesión.

  • Prepare su guía de la sesión a dictar.

  • Determine los puntos claves a destacar en su sesión.

  • 2. Planee la Dirección de Reunión.

  • Estudie el grupo que asistirá a la sesión.

  • Informe sobre el contenido de la sesión.

  • Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.

  • 3. Tenga Listo TODO el material

  • Material a distribuir durante la sesión.

  • Pizarrón a utilizar en la sesión.

  • Tiza y borrador.

  • Ayudas audiovisuales.

  • Equipo necesario para las demostraciones.

  • 4. Prepare convenientemente el lugar de la reunión.

  • Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.

  • Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario).

Cómo Dirigir una Reunión

  • 1. Inicie la Reunión.

  • Presentación (Si es necesario).

  • Procure que el grupo se sienta cómodo.

  • Indique el procedimiento o régimen usado.

  • Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.

  • Haga introducción.

  • 2. Dirija y Controle.

  • Estimule la participación.

  • Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.

  • Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.

  • Resuma con frecuencia.

  • No permita que un participante monopolice un tema.

  • Controle la reunión sin provocar resentimientos.

  • 3. Consiga la Aceptación de los Resultados.

  • Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.

  • Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.

  • Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.

  • 4. Resuma la Reunión.

  • Indique lo que se ha conseguido con la reunión.

  • Muestre los aspectos sobresalientes.

  • Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.

  • Determine el plan de acción a seguir.

  • Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones

Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones

  • Inteligencia.

  • Energía.

  • Integridad Moral.

  • Equidad.

  • Capacidad Técnica.

  • Cultura General.

  • Cordialidad.

  • Entusiasmo.

  • Auto – confianza.

  • Buen Humor.

  • Conocimiento de la Naturaleza Humana.

  • Buen Humor.

  • Habilidad Educativa.

  • Auto – dominio.

  • Modestia.

  • Optimismo.

  • Iniciativa.

Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión

  • Motiva y dirige al grupo.

  • Adapta su presentación al tipo de participante.

  • Usa términos al alcance de todos.

  • Piensa antes de hablar.

  • Habla viendo a todos los participantes.

  • Hace énfasis en los puntos importantes.

  • Habla claro y con voz modulada.

  • Usa la mímica apropiada.

  • Usa buenos modales.

  • Acepta sugerencias mejores que las de él.

  • Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.

  • Resume con precisión las ideas del grupo.

  • Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.

  • Ausente del complejo de jefatura o autoridad.

  • Controla la dirección en forma imperceptible.

  • Evita la postura de catedrático.

Castro Yulennis
18.805751
Sec:53
Lic.hoteleria







Técnicas para controlar situaciones específicas y tipos de preguntas y sus usos

Existen 2 tipos de situaciones que pueden generarse en una reunión estas son:

1.Dificultades.
2.Conflictos.

Para ello es necesario poseer la noción general de las siguientes técnicas para erradicarlas.

DIFICULTADES

  • En el trabajo en equipo, como en cualquier reunión, pueden surgir dificultades que pongan a prueba al equipo.
  • Cuando surgen dificultades, por graves que éstas sean, es fundamental que el director no trate de "maquillar" la situación.
  • Si en sus ámbitos respectivos surgen dificultades deben comunicarlas inmediatamente para que el equipo pueda tomar las medidas oportunas.
  • Para ello es fundamental que la filosofía que impere en el equipo la de ante los problemas no buscar culpables sino soluciones.
  • Los problemas hay que afrontarlos con decisión, tomando las medidas necesarias por drásticas que sean (en estos momentos no valen las contemplaciones).
  • Si hacen falta más recursos (humanos y/o técnicos) hay que solicitarlos a la dirección.
  • Si el problema es grave (pone en peligro el proyecto, impide que se puedan cumplir los plazos establecidos, etc.) hay que ponerlo inmediatamente en conocimiento de la dirección.

CONFLICTOS

  • En el desarrollo de un equipo de trabajo es frecuente que en algún momento puedan surgir conflictos personales, lo que en si no tiene mayor importancia ya que es normal que en una relación intensa y prolongada entre personas surjan ocasionalmente roces.
  • El problema se presenta cuando este conflicto termina generando un enfrentamiento grave entre dos o más miembros del equipo.
  • Es imposible coordinar y avanzar en una reunión cuando dentro del equipo hay enfrentamientos.
  • Para que un equipo de trabajo sea eficiente es absolutamente necesario que sus miembros estén perfectamente compenetrados.
  • Todos los participantes, pero especialmente el director, están obligados a velar porque exista una buena armonía, un buen ambiente de trabajo, lo que reducirá considerablemente las posibilidades de enfrentamientos.
  • Inicialmente el director dará un margen prudencial a los miembros enfrentados para que ellos mismos resuelvan sus diferencias (a los participantes siempre hay que tratarlos como adultos).
  • Si el asunto sigue sin resolverse el director intervendrá, hablando con las personas implicadas y exigiéndoles que pongan fin a sus rencillas, advirtiéndoles que no va a tolerar comportamientos que pongan en peligro la reunión.
  • Si el conflicto persiste, tomará cartas en el asunto, informándose previamente con detalle de lo sucedido y adoptando a continuación la decisión que estime oportuna.
  • Si el director no interviene su autoridad frente al resto del equipo se deteriorará, reduciendo su autoridad para gestionar ese grupo humano.
  • Si algún miembro del equipo resulta ser una persona muy conflictiva, el director deberá actuar con rapidez y apartarlo del mismo lo antes posible ya que podría causar mucho daño.
Tipos de preguntas y sus usos:

Tipos
:
  • Generales: Son las que formula el Director a todo el grupo.
  • Dirigidas: Las que hace el Director a un determinado participante.
  • Redidtribuidas: La formula Un participante al Director y luego éste la dirige al grupo.
  • Redirigidas: Son las que le hace Un participante Al director y éste luego le refiere a Otra persona del grupo.
  • Revertidas: Es la Dirigida por un Participante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.
Usos:
  • Generales: Iniciar una reunión, Cambiar el tópico u orientación de la reunión, Conseguir diferentes opiniones,Reanimar la reunión, Estimular la participación, Clausurar la reunión, Identificar a los participantes.
  • Dirigidas: Orientar a la persona en cierta dirección, Estimular a los tímidos o perezosos, Iniciar una discusión, Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento, Para aclarar conceptos, ideas y opiniones, Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante, Cuando no hay respuesta a una pregunta general, Proporcionar la interacción entre los participantes, Controlar a los participantes.
  • Redistribuidas: Estimular una discusión, Cuando toman al Director por sorpresa, Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada, Reanimar la reunión, Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta, Cuando no se sabe la respuesta, Conseguir interacción.
  • Redirigidas: Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema. Lograr intervención de tímido si la pregunta es fácil y a su vez estar seguro de que el participante podrá responderla, Controlar a los participantes, Propiciar la interacción.
  • Revertidas: Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar, Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto, Para que el participante tímido exteriorice su opinión.

  • En resumen, las preguntas:

    :

1. Elegidas cuidadosamente y formuladas con habilidad.
  • - se deben poder contestar todas.

    - deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.

    - Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente.

    2. Formularlas considerando las características individuales.

    3. Deben ser:

    - Amistosas: No agresivas.

    - Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.

    - Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

Bacliller: Glorys Salazar.
CI: 17.846.697
LIc. en Hoteleria.
Seccion: 53.


Diereccion de Reuinones


TIPOS DE REUNIONES:
En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:
I. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:
El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".
II. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:
No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.
III. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:
Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo

Instructiva
Investigación de Opinión
Resolución de Problemas
El Director desea instruir o informar al grupo.
El control del Director es remarcado.
El Director permite que el grupo discuta y critique el material presentado.
El Director conduce la reunión conforme al lineamiento pre-establecido.
El Director procura conseguir la aceptación del grupo, haciendo que los participantes desarrollen el tema objeto de estudio.
Las conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo.
El Director presenta el tema y define los límites de la discusión.
El grupo ofrece sugerencias y críticas.
Se permiten discusiones entre participantes.
La decisión final queda en el Director.
El Director tiene menos control del grupo, sirviendo como moderador o coordinador de la reunión.
El problema es resuelto por el grupo.
No se prepara un plan rígido para la reunión.
El mayor problema del director es el controlar y dirigir la reunión.
La aceptación por parte del grupo es mayor.
Cómo Planear una Reunión
a) Haga una descripción general.
· Determine el tema y objetivos de la sesión.
· Prepare la Sesión.
· Prepare su guía de la sesión a dictar.
· Determine los puntos claves a destacar en su sesión.
b) Planee la Dirección de Reunión.
· Estudie el grupo que asistirá a la sesión.
· Informe sobre el contenido de la sesión.
· Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.
c) Tenga Listo TODO el material
· Material a distribuir durante la sesión.
· Pizarrón a utilizar en la sesión.
· Tiza y borrador.
· Ayudas audiovisuales.
· Equipo necesario para las demostraciones.
d) Prepare convenientemente el lugar de la reunión.
· Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.
· Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario).
Cómo Dirigir una Reunión
1. Inicie la Reunión.
· Presentación (Si es necesario).
· Procure que el grupo se sienta cómodo.
· Indique el procedimiento o régimen usado.
· Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
· Haga introduccion.
2. Dirija y Controle.
· Estimule la participación.
· Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.
· Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
· Resuma con frecuencia.
· No permita que un participante monopolice un tema.
· Controle la reunión sin provocar resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
· Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
· Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
· Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.
4. Resuma la Reunión.
· Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
· Muestre los aspectos sobresalientes.
· Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
· Determine el plan de acción a seguir.
· Haga una clausura adecuada.

EL DIRECTOR DE REUNIONES
Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones
· Inteligencia.
· Energía.
· Integridad Moral.
· Equidad.
· Capacidad Técnica.
· Cultura General.
· Cordialidad.
· Entusiasmo.
· Auto – confianza.
· Buen Humor.
· Conocimiento de la Naturaleza Humana.
· Buen Humor.
· Habilidad Educativa.
· Auto – dominio.
· Modestia.
· Optimismo.
· Iniciativa.

LO QUE HACE UN BUEN DIRECTOR DURANTE UNA DISCUSIÓN
· Motiva y dirige al grupo.
· Adapta su presentación al tipo de participante.
· Usa términos al alcance de todos.
· Piensa antes de hablar.
· Habla viendo a todos los participantes.
· Hace énfasis en los puntos importantes.
· Habla claro y con voz modulada.
· Usa la mímica apropiada.
· Usa buenos modales.
· Acepta sugerencias mejores que las de él.
· Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.
· Resume con precisión las ideas del grupo.
· Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.
· Ausente del complejo de jefatura o autoridad.
· Controla la dirección en forma imperceptible.
· Evita la postura de catedrático.

TIPOS DE DIRECTORES
Tipos
Características
Comentarios
Nervioso
Tiemblan sus manos y voz, deja frases sin terminar, no ve de frente al grupo.
El nerviosismo desconcierta al grupo y puede perderse la confianza en el Director. Se recomienda realizar ejercicios de respiración, relajación y vocalización, para disminuir la tensión y recobrar ánimos.
Regañón
Humilla al participante o le llama la atención delante del grupo o en privado.
Frecuentemente se deba a falta de preparacón del tema
Astrónomo
Busca en el cielo la frase que necesita para completar una idea.
Presumido
Actúa en forma visiblemente forzada. Pretende mostrar una gran seguridad en sí mismo.
Es conveniente cuidar y mejorar la presentación, pero sin perder la naturalidad en la exposición.
Catedrático
Trata a los participantes como si fueran alumnos. Se expresa en forma académica.
Normalmente se presenta en las personas con experiencia docente. La educación de los adultos es distinta a la del estudiante, en consecuencia, es necesario hacer sentir al participante que no está asistiendo a una escuela.
Cansado
Todo el tiempo permanece sentado y en la misma posición
Causa la impresión de estar cansado o de no tener interes en el tema y ambas cosas pueden ser transmitidas al grupo
Desafiante
Permanece con los brazos cruzados como en actitud de reto.
El grupo siente que cualquier objeción sobre lo expuesto provocará una situación difícil por lo que es molesto provocar la discusión.
Desarreglado
Despeinado, sucio, corbata de lado, desaliñado.
Hace que el Director pierda el respeto y aprecio del grupo. El participante no se esfuerza en la realización de sus trabajos.
Maniquí
Arregla su ropa, se peina, arregla sus manos delante del grupo.
Demuestran mala educación, causa mala impresión y distrae la atención del grupo. Hay que ajustar todos los detalles que tengan que ver con la presentación personal ANTES de iniciar la reunión.
Balancín
Se mueve balanceándose sobre los pies.
Se debe normalmente a un estado nervioso que provoca movimientos inconscientes, los cuales deben ser identificados y corregidos.
Mimo
Exagerado en su mímica y particularmente en el uso de los brazos.
El exceso de mímica distrae la atención del grupo, hay que dosificarla y utilizarla con propiedad.
Apoyado
Permanece apoyando sus manos en una mesa o silla.
Refleja inseguridad en el tema y distrae la atención del grupo que espera suceda algún accidente.
Apuntador
Juega con un lápiz mientras hace su exposición.
Cuando se está al frente de un auditorio, cualquier cosa puede distraer la atención del grupo, por lo que se recomienda cuidar la presentación personal y los modales.
Monedero
Se mete las manos al bolsillo y hace sonar los objetos que tenga dentro. (monedas, llavero)
Distrae al grupo. Se recomienda tomar conciencia de este defecto y evitarlo.


COMO PREPARARSE PARA DIRIGIR UNA REUNIÓN
Cuestionario de Verificación
ITEMS
SI
NO
· 1. ¿Tiene en mente los objetivos a ser alcanzados?
· 2. ¿Se ha documentado adecuadamente?
· 3. ¿Ha preparado su introducción?
· ¿Es Motivante?
· ¿Es clara y concreta?
· ¿Es apropiada al grupo y tema a desarrollar?
· ¿Determinó puntos clave donde debe enfatizarse?
· 4. ¿Ha estudiado al grupo?
· ¿Ha considerado de antemano las respuestas que dará el grupo?
· ¿Ha determinado medios y maneras para conseguir la participación, estimular el pensamiento y despertar interés?
· ¿Ha anticipado las situaciones problemáticas que puedan surgir?
· ¿Ha considerado cuál puede ser el pensamiento del grupo?
· ¿Ha pensado la posible colocación de los participantes de acuerdo a sus características individuales?
· ¿Todos han sido avisados del lugar y hora de la reunión con la debida anticipación?
· 5. ¿Ha estudiado cuidadosamente el esbozo de la reunión?
· ¿Ha especificado los puntos importantes a ser resaltados?
· ¿Ha determinado los puntos donde deben hacerse breves resúmenes?
· ¿Ha considerado experiencias e historias que deben ser contadas para mayor énfasis?
· 6. ¿Ha planeado cuidadosamente el tiempo necesario?
· Para toda la reunión.
· Para cada tópico o punto importante.
· Si la reunión es muy larga, ¿ha previsto un receso?
· 7. ¿Ha verificado los requisitos indispensables para la reunión?
· 8. ¿Ha preparado y está familiarizado con el material necesario?
· Los gráficos, rotafolios, franelógrafos, proyectores, ¿están listos?
· ¿El material a distribuir está preparado y en cantidad suficiente?
· ¿Cuenta con el equipo necesario?
· ¿Ha revisado las películas a ser presentadas y planeado su uso?
· ¿Ha preparado los estudios de caso?
· ¿Están predeterminadas las presentaciones?
· 9. El local de la reunión:
· ¿Tiene pizarrón y otras facilidades?
· Las sillas y mesas están arregladas de acuerdo con el tipo de reunión y son las adecuadas?
· Si fuere permitido fumar, se ha aprovisionado de ceniceros?
· ¿Cuenta con tiza, cinta pegante, tachuelas, borradores, papel, lápices?
· ¿Ha verificado que no hay ruidos que pueden causar interrupciones en la reunión?
· ¿La ventilación, iluminación, temperatura, son las adecuadas?

EL PARTICIPANTE
Tipo
Características
Cómo Debe el Director Tratarlo
Inteligencia
Superior
· Entiende rápidamente.
· Hace más que el participante término medio.
· Aprende sin mucha supervisión.
· Obtiene las mejores calificaciones.
Darle más trabajo que al término medio.
Asignarle las tareas más difíciles.
Utilizarlo como asistente.
Hacerlo competir con compañeros del mismo nivel.
Desarrollar al máximo su capacidad.
Sabelotodo
· Es exhibicionista por naturaleza.
· Su actitud Irrita al grupo.
· Usa el grupo para lucirse.
Mantenerlo bajo control.
Aprovechar sus conocimientos y experiencias para apoyar el asunto de la reunión para beneficio del grupo.
Charlatán
· Monopoliza la reunión.
· Es extrovertido.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Cortar su intervención sutilmente, haciéndole una pregunta concreta o resumiendo su intervención.
Fuera del Tema
· Trata de exhibir sus conocimientos.
· Se sale del tema.
· Demuestra poco interés y energía.
· Sus realizaciones son casi nulas.
Insistir en que el tiempo es limitado.
Preguntarle regularmente para que esté preparado.
No dedicar tiempo a temas que no están relacionados con lo que se esté tratando.
Impuntual
· Llega siempre tarde.
· Entrega las actividades asignadas después que la mayoría del grupo lo ha hecho.
No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo.
Informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los demás.
Hacer énfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad.
Retrasado
· Lento para entender.
· Demuestra poca habilidad para realizar las actividades.
Analizar sus deficiencias.
Asignarle tareas extras.
Ofrecerle entrenamiento individual
Soñador o Ausente
· Cara de sueño.
· No Atiende.
· Siempre está distraído.
Manténgalo ocupado.
Diríjase a él frecuentemente.
Supervíselo de cerca.
El director debe analizar su estilo de dirigir reuniones, si éste es el tipo de participante que más se manifiesta en el grupo.
Pendenciero
· Actitud agresiva.
· Testarudo.
· Muestra poca habilidad para relacionarse socialmente.
Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos.
Observar su comportamiento de manera más de cerca.
Reforzarlo positivamente si modera su actitud.
Intransigente
· No le gusta asistir a ninguna actividad extra.
· Demuestra escepticismo.
· Se resiste a los cambios tenazmente.
Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa, antes de involucrarlo.
Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.
Murmurador
· Habla en voz baja con otro compañero mientras el Director está explicando.
Sorprenderlo con una pregunta.
Pedirle amablemente que haga en voz alta sus comentarios..
Adulador
· Usa toda su inteligencia para no trabajar.
· Trata de ganar la simpatía del Director con obsequios, alabanzas o favores personales.
Explicarle que los aspectos que serán tomados en cuenta para su evaluación son el trabajo, la honestidad y la aplicación que demuestre en conseguir el objetivo planteado.
Tímido
· Teme expresar sus ideas públicamente.
No pedirle que dé su opinión antes que la del grupo.
Gane su confianza asignándole tareas sobre temas que él domina y haga que los presente al grupo.
Haga que supere su timidez Por medio de preguntas sencillas, y logre su mayor participación en el grupo.
Criticón
· Está en contra de todos y de todo.
· Busca constantemente errores que criticar.
Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo después que ha expuesto sus ideas.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros

USOS PRINCIPALES DE LAS PREGUNTAS EN UNA REUNIÓN
Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas
· 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
· Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.
· El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.
· Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.
· Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.
· 2. Formularlas considerando las características individuales.
· 3. Deben ser:
· Amistosas: No agresivas.
· Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.
· Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

Tipos de Preguntas
Tipo
Caracte
rísticas
Usos
Recomendaciones
General
Es la que formula el Director a todo el grupo
· Iniciar una reunión.
· Cambiar el tópico u orientación de la reunión.
· Conseguir diferentes opiniones.
· Estimular la participación
· Reanimar la reunión.
· Clausurar la reunión.
· Identificar a los participantes.
El Director corre el peligro que la reunión sea monopolizada por los charlatanes o los que dominan el tema, razón por la cual los tímidos o no conocedores, tienden a evitar participar.
Dirigida
La que hace el Director a un determi-
nado partici-
pante.
· Orientar a la persona en cierta dirección.
· Estimular a los tímidos o perezosos.
· Iniciar una discusión.
· Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento.
· Para aclarar conceptos, ideas, opiniones.
· Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante.
· Cuando no hay respuesta a una pregunta general.
· Propiciar la interacción entre los participantes.
· Controlar a los participantes.
Llamar a la persona primero por su nombre,
Considerar las características individuales de los participantes tímidos.
Si se abusa de este tipo de preguntas, la reunión se convertiría en un duelo de preguntas y respuestas.
No hacerlas al inicio de la reunión si se no conoce a los participantes.
Redistri
buída
La formula un partici-pante al Director y luego éste la dirige al grupo.
· Estimular una discusión.
· Cuando toman al Director por sorpresa.
· Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada.
· Reanimar la reunión.
· Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta.
· Cuando no se sabe la respuesta.
· Conseguir interacción.
No abusar de ella, pues de hacerlo, se genera una impresión de inseguridad en el auditorio.
Pérdida de autoridad
Si varias personas pueden contestar la pregunta posiblemente querrán intervenir y se puede perder tiempo.
Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.
Rediri
gida
Es la que le hace un partici-pante al director y éste luego le refiere a otra persona del grupo.
· Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema.
· Lograr intervención del tímido si la pregunta es fácil y el Director está seguro de que el participante puede responderla.
· Controlar a los participantes.
· Propiciar la interacción.
Si se usa en demasía, genera sensación de falta de preparación del director.
Se deben considerar las características individuales del participante,
se recomienda llamarlo por su nombre y luego formular la pregunta.
Reverti da
Es la dirigida por un partici-pante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.
· Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar.
· Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto.
· Para que el participante tímido exteriorice su opinión.
· Usarla sólo cuando se está completamente seguro del motivo de la pregunta.
· Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Br.: Yelitza León
Sec. 53
Profa.: Patricia Manríquez

Los Recursos del Jefe


Los principales recursos de un directivo son: las personas, el dinero, el espacio y el tiempo. Sin embargo, se podría asegurar que los principales recursos para conseguir los objetivos planteados por el director son:

  • Los Trabajadores
  • El tiempo (el propio y el de los trabajadores)
Al igual que el recurso humano, el tiempo es el que menos se puede gestionar.No obstante, se puede trabajar en funcion de el y del resto de los recursos.
Existen muchas razones por las cuales un Director puede perder tiempo tanto en su planificacion, como en el desarrollo de la misma. Entre estas se nombran:

  1. Interrupciones telefónicas
  2. Crisis directivas, cambio de prioridades
  3. Falta de objetivos, prioridades, planes
  4. Visitas ocasionales
  5. Delegar ineficazmente
  6. Exceso de funciones
  7. Falta de organización personal
  8. Reuniones
  9. Incapacidad para decir No
  10. Falta de auto disciplina
  11. Inseguridad/indecisión
  12. Personal no preparado/inadecuado
  13. Informaciones incompletas/retrasos
  14. Trabajo consuetudinario
  15. Trabajos abandonados sin concluir
  16. Falta de comunicación/ confusión
  17. Exceso o carencia de personal
  18. Responsabilidades, autoridad mal definida
  19. Socializacion
  20. Falta de estándares, controles, informes de evolución
Estas posibles causas pueden facilitar el entendimiento del por que la gestión del tiempo es un problema tipicamente directivo.

También es importante resaltar que en la mayoría de las organizaciones cada persona tiende a utilizar su tiempo para realizar una sola actividad; e incluso cuando se dedica tiempo a un problema, este suele ser inversamente proporcional a su importancia.

Lo anterior lleva entonces a una reflexión fundamentada en el Talento Humano y el Tiempo a nivel de dirección; dicha reflexión seria la dificultad de la gestión de los Recursos del Jefe por parte de los altos funcionarios de la organización.

De esta manera, es valido recomendar que solamente planificando y organizando las actividades, se podrá disponer de mayor tiempo para realizar otras cosas. cualquier decisión o acción deja de serlo cuando se abandona la variable del tiempo; pasando a ser entonces una intención.
A continuación se presenta un cuadro que ayudara a organizar y administrar el uso del tiempo según sus necesidades:
El Uso del Tiempo

Gestion eficaz


Usar el tiempo de que se dispone en lo acertado

Aumentar la gestión según la importancia


Disminuir la gestión según la urgencia


Como planificar

Que hacer

Gestion eficiente


Usar el tiempo necesario en el momento adecuado


Aumentar el uso del tiempo en la principal elección


Disminuir interferencias


Como organizar los recursos

En el tiempo

Para usar el tiempo


Erica Quintero
Sec 53
Lic. Hoteleria

domingo, 21 de febrero de 2010

Direccion De Reuniones

Dirección de reuniones

Objetivo:

Proporcionar a los participantes las herramientas necesarias para reconocer y dirigir los tipos de grupos y aplicar las técnicas que permitan desarrollar y planificar reuniones efectivas para el logro de los objetivos organizacionales.
Desarrollo:

Aspectos generales de una reunión. Tipos. -Objetivos de una reunión. -Tipos de reuniones. -Reuniones a distancia. -La decisión sobre el tipo de reunión adecuada. -El Objetivo debe corresponderse con el tipo de reunión. -Preparación de la reunión.
Desarrollo gerencial
Objetivo:Proporcionar a los participantes herramientas que le permitan tener una completa visión en el campo Gerencial, específicamente en el ámbito de la toma de decisiones a niveles de dirección. Abordando el desarrollo de Competencias que redimensionen el perfil de los líderes de las organizaciones y de apoyo, que necesitan las empresas competitivas del mundo globalizado.
Desarrollo:
-La organización y los Recursos Humanos. -Las Finanzas de la Gerencia Moderna. -El Liderazgo y la Toma de Decisiones. -La Planificación Estratégica y el Presupuesto. -La Calidad, el Cliente y la Productividad. -El Conflicto y la Negociación. -El Servicio de Atención al Cliente.
Efectividad en la toma de desiciones y solución de problemas
Objetivo:Proporcionar un método racional, sistemático y lógico que le permitirá analizar con precisión las situaciones de trabajo, aún personales, que diariamente encara, discerniendo entre ellas las que constituyen o no problemas.
Contenido:-Formas y estilos de solución de problemas, convergente (razonamiento forma lineal), divergente (razonamiento creativo). -Diagramación de problemas simples y complejos, qué es una situación y en qué se diferencia de un problema. -Determinación de causas reales, solución creativa de problemas, importancia del cambio, cambio. (Modificar formas y mantener fondo), cambio. (Modificar origen y fondo). -Criterios para establecer prioridades, urgencia, importancia, gravedad, identificar las áreas de trabajo que más me preocupan, toma de decisiones en equipo, técnica de grupo nominal. -Unificación de criterios y reducción de diferencias, el análisis de los problemas que puedan derivarse de la implantación de la decisión acordada, creatividad. -Técnicas para estimular el pensamiento lateral, modificar las secuencias de pensamiento, desviación de objetivo tradicional hacia objetivos paralelos, el darse cuenta.
Liderazgo en la empresa
Objetivo:Proporcionar a los participantes los conocimientos, herramientas, destrezas y técnicas, desarrollando una gama de capacidades y destrezas de liderazgo que ayuden al participante a ejercer una acción más efectiva dentro de su ámbito personal y organizacional, orientada a estructurar un cambio de pensamiento hacia la función de mando
contenido:-El Líder y El Gerente. -Características del Líder. -El Liderazgo. -Las emociones y las motivaciones. -La Proactividad del Líder. -Manejo de Objeciones. -La Negociación y el Manejo de Conflictos. -El Líder altamente efectivo.
La Reunión:
Es un método que utilizan los equipos de trabajo, para la búsqueda de consenso y
de estrategias para la solución de problemas, con el aprovechamiento efectivo del
tiempo y de la comunicación en beneficio de la organización y del equipo.
Las reuniones se llevan a cabo con diferentes propósitos dentro de las
organizaciones, como lo es: informar, convencer, obtener información, tomar
decisiones, sensibilizar o motivar, resolver situaciones de trabajo.

Utilidad de las reuniones:
La realización de reuniones efectivas permite recopilar conocimientos, sugerencias
y experiencias de varias personas, para resolver un problema. Abre espacios de
participación y cohesión para el logro de las metas. Establece un acercamiento
entre los miembros y el buen manejo de las diferencias. Respeto y tolerancia por
las opiniones individuales y las decisiones grupales.


Aspectos a tomar en cuanta en la realización de una reunión efectiva:
· Decidir si es una reunión controlada totalmente con agenda, o mixta (control y participación)
· Conocer el ambiente físico donde se va a realizar
· Hacer los preparativos adecuados ( tareas de logística), selección de invitados,medios audiovisuales, convocatoria, ubicación del local, etc.
· Tener estructurada la reunión y establecer los objetivos que va a lograr con la misma y las normas que la van a regir.
· Informarse sobre dirección o conducción de reuniones, si se va a ser el faciltador.
· Si Ud. va a dirigir o coordinar la reunión, tiene que tener presente, los siguiente pasos:
· Preparar la reunión ( recursos humanos y materiales de apoyo).
· Planificar el proceso ( cómo se va a desarrollar la reunión, el orden).
· Iniciar y abrir la reunión.
· Ser el moderador a lo largo de la misma.
· Controlar el grupo y ordenar las intervenciones.
· Motivar a la participación.
· Resumir, concluir y llevar nota de los acuerdos.
· Llegar varios minutos antes de la hora señalada para el inicio.

Rosa Narvaez.

Preguntas Frecuentes En Una Reunion (Tipos De Preguntas)

Tipos de Preguntas
Es la que formula el Director a todo el grupo
Iniciar una reunión.
Cambiar el tópico u orientación de la reunión.
Conseguir diferentes opiniones.
Estimular la participación
Reanimar la reunión.
Clausurar la reunión.
Identificar a los participantes.
El Director corre el peligro que la reunión sea monopolizada por los charlatanes o los que dominan el tema, razón por la cual los tímidos o no conocedores, tienden a evitar participar.
Dirigida
La que hace el Director a un determinado participante.
Orientar a la persona en cierta dirección.
Estimular a los tímidos o perezosos.
Iniciar una discusión.
Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento.
Para aclarar conceptos, ideas, opiniones.
Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante.
Cuando no hay respuesta a una pregunta general.
Propiciar la interacción entre los participantes.
Controlar a los participantes.
Llamar a la persona primero por su nombre, Considerar las características individuales de los participantes tímidos.
Si se abusa de este tipo de preguntas, la reunión se convertiría en un duelo de preguntas y respuestas.
No hacerlas al inicio de la reunión si se no conoce a los participantes.
Redistribuída
La formula un participante al Director y luego éste la dirige al grupo.
Estimular una discusión.
Cuando toman al Director por sorpresa.
Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada.
Reanimar la reunión.
Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta.
Cuando no se sabe la respuesta.
Conseguir interacción.
No abusar de ella, pues de hacerlo, se genera una impresión de inseguridad en el auditorio.
Pérdida de autoridad
Si varias personas pueden contestar la pregunta posiblemente querrán intervenir y se puede perder tiempo.
Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.
Redirigida
Es la que le hace un partici-pante al director y éste luego le refiere a otra persona del grupo.
Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema.
Lograr intervención del tímido si la pregunta es fácil y el Director está seguro de que el participante puede responderla.
Controlar a los participantes.
Propiciar la interacción.
Si se usa en demasía, genera sensación de falta de preparación del director.
Se deben considerar las características individuales del participante,
se recomienda llamarlo por su nombre y luego formular la pregunta.
Revertida
Es la dirigida por un partici-pante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.
Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar.
Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto.
Para que el participante tímido exteriorice su opinión.
Usarla sólo cuando se está completamente seguro del motivo de la pregunta.
Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.
Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas
· 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
· Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.
· El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.
· Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.
· Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.
· 2. Formularlas considerando las características individuales.
· 3. Deben ser: Amistosas: No agresivas.
· 4. Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.
· Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

luis leal
direccion de reuniones