Buscar este blog

Cargando...

lunes, 22 de febrero de 2010

Dirección de Reuniones

Dirección de Reuniones

CONCEPTO:

Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.

IMPORTANCIA:

Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha avanzado tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse a principios técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído como consecuencia la necesidad de elaborar un método que proporcione a las personas encargadas de la conducción de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio. El administrador de empresas debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictar instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.

TIPOS:

En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:

  • 1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:

El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".

  • 2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:

No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.

  • 3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:

Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo


Fuente: Curso de Dirección de Reuniones, (INCE, 2000).

Estos tres tipos de reuniones no son rígidas y a menudo se combinan según los diferentes temas a tratar, el director de Reuniones debe tenerlos siempre en mente a fin de poder hacer una correcta planificación y lograr sus objetivos. Cabe agregar que quien participe activamente en la discusión, más fácilmente incorpora las conclusiones y decisiones a sus propias ideas.

Cómo Planear una Reunión

  • Determine el tema y objetivos de la sesión.

  • Prepare la Sesión.

  • Prepare su guía de la sesión a dictar.

  • Determine los puntos claves a destacar en su sesión.

  • 2. Planee la Dirección de Reunión.

  • Estudie el grupo que asistirá a la sesión.

  • Informe sobre el contenido de la sesión.

  • Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.

  • 3. Tenga Listo TODO el material

  • Material a distribuir durante la sesión.

  • Pizarrón a utilizar en la sesión.

  • Tiza y borrador.

  • Ayudas audiovisuales.

  • Equipo necesario para las demostraciones.

  • 4. Prepare convenientemente el lugar de la reunión.

  • Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.

  • Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario).

Cómo Dirigir una Reunión

  • 1. Inicie la Reunión.

  • Presentación (Si es necesario).

  • Procure que el grupo se sienta cómodo.

  • Indique el procedimiento o régimen usado.

  • Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.

  • Haga introducción.

  • 2. Dirija y Controle.

  • Estimule la participación.

  • Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.

  • Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.

  • Resuma con frecuencia.

  • No permita que un participante monopolice un tema.

  • Controle la reunión sin provocar resentimientos.

  • 3. Consiga la Aceptación de los Resultados.

  • Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.

  • Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.

  • Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.

  • 4. Resuma la Reunión.

  • Indique lo que se ha conseguido con la reunión.

  • Muestre los aspectos sobresalientes.

  • Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.

  • Determine el plan de acción a seguir.

  • Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones

Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones

  • Inteligencia.

  • Energía.

  • Integridad Moral.

  • Equidad.

  • Capacidad Técnica.

  • Cultura General.

  • Cordialidad.

  • Entusiasmo.

  • Auto – confianza.

  • Buen Humor.

  • Conocimiento de la Naturaleza Humana.

  • Buen Humor.

  • Habilidad Educativa.

  • Auto – dominio.

  • Modestia.

  • Optimismo.

  • Iniciativa.

Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión

  • Motiva y dirige al grupo.

  • Adapta su presentación al tipo de participante.

  • Usa términos al alcance de todos.

  • Piensa antes de hablar.

  • Habla viendo a todos los participantes.

  • Hace énfasis en los puntos importantes.

  • Habla claro y con voz modulada.

  • Usa la mímica apropiada.

  • Usa buenos modales.

  • Acepta sugerencias mejores que las de él.

  • Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.

  • Resume con precisión las ideas del grupo.

  • Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.

  • Ausente del complejo de jefatura o autoridad.

  • Controla la dirección en forma imperceptible.

  • Evita la postura de catedrático.

Castro Yulennis
18.805751
Sec:53
Lic.hoteleria







No hay comentarios:

Publicar un comentario en la entrada