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lunes, 22 de febrero de 2010

Diereccion de Reuinones


TIPOS DE REUNIONES:
En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:
I. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:
El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo como "reunión dictatorial".
II. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:
No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.
III. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:
Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo

Instructiva
Investigación de Opinión
Resolución de Problemas
El Director desea instruir o informar al grupo.
El control del Director es remarcado.
El Director permite que el grupo discuta y critique el material presentado.
El Director conduce la reunión conforme al lineamiento pre-establecido.
El Director procura conseguir la aceptación del grupo, haciendo que los participantes desarrollen el tema objeto de estudio.
Las conclusiones a pesar de ser predeterminadas, no son impuestas al grupo.
El Director presenta el tema y define los límites de la discusión.
El grupo ofrece sugerencias y críticas.
Se permiten discusiones entre participantes.
La decisión final queda en el Director.
El Director tiene menos control del grupo, sirviendo como moderador o coordinador de la reunión.
El problema es resuelto por el grupo.
No se prepara un plan rígido para la reunión.
El mayor problema del director es el controlar y dirigir la reunión.
La aceptación por parte del grupo es mayor.
Cómo Planear una Reunión
a) Haga una descripción general.
· Determine el tema y objetivos de la sesión.
· Prepare la Sesión.
· Prepare su guía de la sesión a dictar.
· Determine los puntos claves a destacar en su sesión.
b) Planee la Dirección de Reunión.
· Estudie el grupo que asistirá a la sesión.
· Informe sobre el contenido de la sesión.
· Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.
c) Tenga Listo TODO el material
· Material a distribuir durante la sesión.
· Pizarrón a utilizar en la sesión.
· Tiza y borrador.
· Ayudas audiovisuales.
· Equipo necesario para las demostraciones.
d) Prepare convenientemente el lugar de la reunión.
· Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.
· Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas, mobiliario).
Cómo Dirigir una Reunión
1. Inicie la Reunión.
· Presentación (Si es necesario).
· Procure que el grupo se sienta cómodo.
· Indique el procedimiento o régimen usado.
· Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
· Haga introduccion.
2. Dirija y Controle.
· Estimule la participación.
· Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.
· Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
· Resuma con frecuencia.
· No permita que un participante monopolice un tema.
· Controle la reunión sin provocar resentimientos.
3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
· Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
· Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
· Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.
4. Resuma la Reunión.
· Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
· Muestre los aspectos sobresalientes.
· Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
· Determine el plan de acción a seguir.
· Haga una clausura adecuada.

EL DIRECTOR DE REUNIONES
Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones
· Inteligencia.
· Energía.
· Integridad Moral.
· Equidad.
· Capacidad Técnica.
· Cultura General.
· Cordialidad.
· Entusiasmo.
· Auto – confianza.
· Buen Humor.
· Conocimiento de la Naturaleza Humana.
· Buen Humor.
· Habilidad Educativa.
· Auto – dominio.
· Modestia.
· Optimismo.
· Iniciativa.

LO QUE HACE UN BUEN DIRECTOR DURANTE UNA DISCUSIÓN
· Motiva y dirige al grupo.
· Adapta su presentación al tipo de participante.
· Usa términos al alcance de todos.
· Piensa antes de hablar.
· Habla viendo a todos los participantes.
· Hace énfasis en los puntos importantes.
· Habla claro y con voz modulada.
· Usa la mímica apropiada.
· Usa buenos modales.
· Acepta sugerencias mejores que las de él.
· Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.
· Resume con precisión las ideas del grupo.
· Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.
· Ausente del complejo de jefatura o autoridad.
· Controla la dirección en forma imperceptible.
· Evita la postura de catedrático.

TIPOS DE DIRECTORES
Tipos
Características
Comentarios
Nervioso
Tiemblan sus manos y voz, deja frases sin terminar, no ve de frente al grupo.
El nerviosismo desconcierta al grupo y puede perderse la confianza en el Director. Se recomienda realizar ejercicios de respiración, relajación y vocalización, para disminuir la tensión y recobrar ánimos.
Regañón
Humilla al participante o le llama la atención delante del grupo o en privado.
Frecuentemente se deba a falta de preparacón del tema
Astrónomo
Busca en el cielo la frase que necesita para completar una idea.
Presumido
Actúa en forma visiblemente forzada. Pretende mostrar una gran seguridad en sí mismo.
Es conveniente cuidar y mejorar la presentación, pero sin perder la naturalidad en la exposición.
Catedrático
Trata a los participantes como si fueran alumnos. Se expresa en forma académica.
Normalmente se presenta en las personas con experiencia docente. La educación de los adultos es distinta a la del estudiante, en consecuencia, es necesario hacer sentir al participante que no está asistiendo a una escuela.
Cansado
Todo el tiempo permanece sentado y en la misma posición
Causa la impresión de estar cansado o de no tener interes en el tema y ambas cosas pueden ser transmitidas al grupo
Desafiante
Permanece con los brazos cruzados como en actitud de reto.
El grupo siente que cualquier objeción sobre lo expuesto provocará una situación difícil por lo que es molesto provocar la discusión.
Desarreglado
Despeinado, sucio, corbata de lado, desaliñado.
Hace que el Director pierda el respeto y aprecio del grupo. El participante no se esfuerza en la realización de sus trabajos.
Maniquí
Arregla su ropa, se peina, arregla sus manos delante del grupo.
Demuestran mala educación, causa mala impresión y distrae la atención del grupo. Hay que ajustar todos los detalles que tengan que ver con la presentación personal ANTES de iniciar la reunión.
Balancín
Se mueve balanceándose sobre los pies.
Se debe normalmente a un estado nervioso que provoca movimientos inconscientes, los cuales deben ser identificados y corregidos.
Mimo
Exagerado en su mímica y particularmente en el uso de los brazos.
El exceso de mímica distrae la atención del grupo, hay que dosificarla y utilizarla con propiedad.
Apoyado
Permanece apoyando sus manos en una mesa o silla.
Refleja inseguridad en el tema y distrae la atención del grupo que espera suceda algún accidente.
Apuntador
Juega con un lápiz mientras hace su exposición.
Cuando se está al frente de un auditorio, cualquier cosa puede distraer la atención del grupo, por lo que se recomienda cuidar la presentación personal y los modales.
Monedero
Se mete las manos al bolsillo y hace sonar los objetos que tenga dentro. (monedas, llavero)
Distrae al grupo. Se recomienda tomar conciencia de este defecto y evitarlo.


COMO PREPARARSE PARA DIRIGIR UNA REUNIÓN
Cuestionario de Verificación
ITEMS
SI
NO
· 1. ¿Tiene en mente los objetivos a ser alcanzados?
· 2. ¿Se ha documentado adecuadamente?
· 3. ¿Ha preparado su introducción?
· ¿Es Motivante?
· ¿Es clara y concreta?
· ¿Es apropiada al grupo y tema a desarrollar?
· ¿Determinó puntos clave donde debe enfatizarse?
· 4. ¿Ha estudiado al grupo?
· ¿Ha considerado de antemano las respuestas que dará el grupo?
· ¿Ha determinado medios y maneras para conseguir la participación, estimular el pensamiento y despertar interés?
· ¿Ha anticipado las situaciones problemáticas que puedan surgir?
· ¿Ha considerado cuál puede ser el pensamiento del grupo?
· ¿Ha pensado la posible colocación de los participantes de acuerdo a sus características individuales?
· ¿Todos han sido avisados del lugar y hora de la reunión con la debida anticipación?
· 5. ¿Ha estudiado cuidadosamente el esbozo de la reunión?
· ¿Ha especificado los puntos importantes a ser resaltados?
· ¿Ha determinado los puntos donde deben hacerse breves resúmenes?
· ¿Ha considerado experiencias e historias que deben ser contadas para mayor énfasis?
· 6. ¿Ha planeado cuidadosamente el tiempo necesario?
· Para toda la reunión.
· Para cada tópico o punto importante.
· Si la reunión es muy larga, ¿ha previsto un receso?
· 7. ¿Ha verificado los requisitos indispensables para la reunión?
· 8. ¿Ha preparado y está familiarizado con el material necesario?
· Los gráficos, rotafolios, franelógrafos, proyectores, ¿están listos?
· ¿El material a distribuir está preparado y en cantidad suficiente?
· ¿Cuenta con el equipo necesario?
· ¿Ha revisado las películas a ser presentadas y planeado su uso?
· ¿Ha preparado los estudios de caso?
· ¿Están predeterminadas las presentaciones?
· 9. El local de la reunión:
· ¿Tiene pizarrón y otras facilidades?
· Las sillas y mesas están arregladas de acuerdo con el tipo de reunión y son las adecuadas?
· Si fuere permitido fumar, se ha aprovisionado de ceniceros?
· ¿Cuenta con tiza, cinta pegante, tachuelas, borradores, papel, lápices?
· ¿Ha verificado que no hay ruidos que pueden causar interrupciones en la reunión?
· ¿La ventilación, iluminación, temperatura, son las adecuadas?

EL PARTICIPANTE
Tipo
Características
Cómo Debe el Director Tratarlo
Inteligencia
Superior
· Entiende rápidamente.
· Hace más que el participante término medio.
· Aprende sin mucha supervisión.
· Obtiene las mejores calificaciones.
Darle más trabajo que al término medio.
Asignarle las tareas más difíciles.
Utilizarlo como asistente.
Hacerlo competir con compañeros del mismo nivel.
Desarrollar al máximo su capacidad.
Sabelotodo
· Es exhibicionista por naturaleza.
· Su actitud Irrita al grupo.
· Usa el grupo para lucirse.
Mantenerlo bajo control.
Aprovechar sus conocimientos y experiencias para apoyar el asunto de la reunión para beneficio del grupo.
Charlatán
· Monopoliza la reunión.
· Es extrovertido.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Cortar su intervención sutilmente, haciéndole una pregunta concreta o resumiendo su intervención.
Fuera del Tema
· Trata de exhibir sus conocimientos.
· Se sale del tema.
· Demuestra poco interés y energía.
· Sus realizaciones son casi nulas.
Insistir en que el tiempo es limitado.
Preguntarle regularmente para que esté preparado.
No dedicar tiempo a temas que no están relacionados con lo que se esté tratando.
Impuntual
· Llega siempre tarde.
· Entrega las actividades asignadas después que la mayoría del grupo lo ha hecho.
No alterar el horario porque relaja la disciplina del grupo.
Informarle con tacto que su impuntualidad interrumpe el trabajo de los demás.
Hacer énfasis en el valor del tiempo y la responsabilidad.
Retrasado
· Lento para entender.
· Demuestra poca habilidad para realizar las actividades.
Analizar sus deficiencias.
Asignarle tareas extras.
Ofrecerle entrenamiento individual
Soñador o Ausente
· Cara de sueño.
· No Atiende.
· Siempre está distraído.
Manténgalo ocupado.
Diríjase a él frecuentemente.
Supervíselo de cerca.
El director debe analizar su estilo de dirigir reuniones, si éste es el tipo de participante que más se manifiesta en el grupo.
Pendenciero
· Actitud agresiva.
· Testarudo.
· Muestra poca habilidad para relacionarse socialmente.
Evitar que se propicien discusiones o enfrentamientos.
Observar su comportamiento de manera más de cerca.
Reforzarlo positivamente si modera su actitud.
Intransigente
· No le gusta asistir a ninguna actividad extra.
· Demuestra escepticismo.
· Se resiste a los cambios tenazmente.
Observar si presenta las condiciones necesarias para asimilar el programa, antes de involucrarlo.
Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros.
Murmurador
· Habla en voz baja con otro compañero mientras el Director está explicando.
Sorprenderlo con una pregunta.
Pedirle amablemente que haga en voz alta sus comentarios..
Adulador
· Usa toda su inteligencia para no trabajar.
· Trata de ganar la simpatía del Director con obsequios, alabanzas o favores personales.
Explicarle que los aspectos que serán tomados en cuenta para su evaluación son el trabajo, la honestidad y la aplicación que demuestre en conseguir el objetivo planteado.
Tímido
· Teme expresar sus ideas públicamente.
No pedirle que dé su opinión antes que la del grupo.
Gane su confianza asignándole tareas sobre temas que él domina y haga que los presente al grupo.
Haga que supere su timidez Por medio de preguntas sencillas, y logre su mayor participación en el grupo.
Criticón
· Está en contra de todos y de todo.
· Busca constantemente errores que criticar.
Hacerlo hablar antes que el grupo y controlarlo después que ha expuesto sus ideas.
Mantenerlo ocupado durante la reunión.
Pedirle que proponga soluciones en vez de objetar las de otros

USOS PRINCIPALES DE LAS PREGUNTAS EN UNA REUNIÓN
Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas
· 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
· Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la ignorancia del participante en la reunión.
· El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le permitirá contestarla.
· Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a contestar.
· Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo o tema en discusión, entre otros aspectos.
· 2. Formularlas considerando las características individuales.
· 3. Deben ser:
· Amistosas: No agresivas.
· Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes acerca de lo que se quiere.
· Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a pensar.

Tipos de Preguntas
Tipo
Caracte
rísticas
Usos
Recomendaciones
General
Es la que formula el Director a todo el grupo
· Iniciar una reunión.
· Cambiar el tópico u orientación de la reunión.
· Conseguir diferentes opiniones.
· Estimular la participación
· Reanimar la reunión.
· Clausurar la reunión.
· Identificar a los participantes.
El Director corre el peligro que la reunión sea monopolizada por los charlatanes o los que dominan el tema, razón por la cual los tímidos o no conocedores, tienden a evitar participar.
Dirigida
La que hace el Director a un determi-
nado partici-
pante.
· Orientar a la persona en cierta dirección.
· Estimular a los tímidos o perezosos.
· Iniciar una discusión.
· Determinar si ha habido cambio en la zona de conocimiento.
· Para aclarar conceptos, ideas, opiniones.
· Aprovechar la experiencia o conocimientos de un participante.
· Cuando no hay respuesta a una pregunta general.
· Propiciar la interacción entre los participantes.
· Controlar a los participantes.
Llamar a la persona primero por su nombre,
Considerar las características individuales de los participantes tímidos.
Si se abusa de este tipo de preguntas, la reunión se convertiría en un duelo de preguntas y respuestas.
No hacerlas al inicio de la reunión si se no conoce a los participantes.
Redistri
buída
La formula un partici-pante al Director y luego éste la dirige al grupo.
· Estimular una discusión.
· Cuando toman al Director por sorpresa.
· Cuando hacen una pregunta embarazosa o mal intencionada.
· Reanimar la reunión.
· Conseguir distintos puntos de vista en relación a la pregunta.
· Cuando no se sabe la respuesta.
· Conseguir interacción.
No abusar de ella, pues de hacerlo, se genera una impresión de inseguridad en el auditorio.
Pérdida de autoridad
Si varias personas pueden contestar la pregunta posiblemente querrán intervenir y se puede perder tiempo.
Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.
Rediri
gida
Es la que le hace un partici-pante al director y éste luego le refiere a otra persona del grupo.
· Aprovechar la experiencia del experto o conocedor del tema.
· Lograr intervención del tímido si la pregunta es fácil y el Director está seguro de que el participante puede responderla.
· Controlar a los participantes.
· Propiciar la interacción.
Si se usa en demasía, genera sensación de falta de preparación del director.
Se deben considerar las características individuales del participante,
se recomienda llamarlo por su nombre y luego formular la pregunta.
Reverti da
Es la dirigida por un partici-pante al Director y éste se la refiere al mismo individuo que la hizo.
· Cuando es hecha con el propósito de colocar al Director en una situación difícil de manejar.
· Cuando se presiente que el participante que la formula sabe la respuesta a la misma, pero por alguna razón no la ha expuesto.
· Para que el participante tímido exteriorice su opinión.
· Usarla sólo cuando se está completamente seguro del motivo de la pregunta.
· Se sugiere un uso limitado de esta estrategia.

Br.: Yelitza León
Sec. 53
Profa.: Patricia Manríquez

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