El costo económico y psicológico de una reunión obliga a los organizadores o a quienes la convocan a prever todos los detalles, por más mínimos que sean, a no dejar nada al azar y asegurarse de la colaboración de los participantes. Debemos tomar en cuenta que:
• Incluso antes de llevarla a cabo, todos estarán de acuerdo en el contenido a tratar en la reunión.
• La metodología que se utilice para dirigir la reunión debe ser aceptada por los participantes, sin protesta.
• Se nombrará a una persona (coordinador si es que no lo hubiere) de oficio para asegurar un desarrollo armonioso del debate.
• El coordinador no permitirá ninguna agresión personal (entre los miembros) o insinuación perversa que perturbe el buen desarrollo de la junta.
• Antes de que comience la junta, se establecerá y aprobará explícitamente por todos el papel de los asistentes. No se tolerarán las intervenciones sin pedir anticipadamente la palabra y se podrá expulsar a todo reacio que no se adapte ni acate las reglas establecidas.
El poder de mediación que tiene el coordinador es enorme; actúa como un agente de seguridad que ordena la circulación en un cruce de mucho tránsito. Debe mostrarse ante todo, imparcial en el desarrollo de toda la junta.
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